Zwrot podatku VAT zapłaconego w innym kraju Unii Europejskiej to ważna możliwość dla firm transportowych i przedsiębiorstw działających międzynarodowo. Dzięki niej można znacząco zmniejszyć koszty prowadzenia działalności. Procedura jednak nie jest prosta – wymaga znajomości prawa podatkowego, spełnienia szeregu kryteriów oraz dostarczenia odpowiednich dokumentów. Poniżej omawiamy najważniejsze kwestie, na które trzeba zwrócić uwagę przy składaniu wniosku o zwrot VAT, oraz wskazujemy, jak w tym procesie pomaga rozwiązanie Edenred Finance.

Kiedy przysługuje zwrot VAT z zagranicy?

Aby firma mogła ubiegać się o odzyskanie podatku VAT, musi spełniać określone warunki:

• być czynnym podatnikiem VAT w kraju swojej siedziby,
• ponosić koszty w jednym z 31 krajów europejskich,
• wykorzystywać zakupione towary lub usługi do działalności gospodarczej,
• nie prowadzić działalności gospodarczej ani nie posiadać oficjalnego przedstawicielstwa w kraju, z którego ubiega się o zwrot,
• posiadać faktury i rachunki wystawione na firmę.

Do najczęściej zwracanych kosztów należą wydatki na paliwo, opłaty drogowe, naprawy i części zamienne, hotele, catering, transport czy usługi telekomunikacyjne.

Minimalne kwoty i terminy

Przepisy określają minimalne kwoty, od których można składać wniosek:

• 400 EUR – jeśli zwrot dotyczy okresu krótszego niż rok kalendarzowy,
• 50 EUR – jeśli wniosek składany jest za cały rok.

Czas oczekiwania na standardowy zwrot wynosi od 1 do nawet 6 miesięcy, w zależności od danego państwa. Zwroty z krajów UE są zazwyczaj szybsze, ale wciąż wymagają cierpliwości i poprawnie przygotowanej dokumentacji.

Dokumenty, które musisz przygotować

Najczęstszym powodem opóźnień lub odmów jest niekompletna dokumentacja. Dlatego należy dopilnować, aby:

• faktury zawierały pełną nazwę firmy, adres oraz numer NIP,
• paragony wskazywały dane sprzedawcy i kwotę VAT,
• wszystkie dokumenty były czytelne, kompletne i zgodne z wymogami danego kraju.

Brak szczegółów na fakturze (np. numeru NIP nabywcy) może skutkować odrzuceniem wniosku.

Standardowy a szybki zwrot VAT

Procedura standardowa, choć skuteczna, bywa czasochłonna. W odpowiedzi na potrzeby firm, szczególnie z branży transportowej, dostępne są rozwiązania przyspieszające uzyskanie środków.

Edenred Finance oferuje usługę „Szybki VAT”, która pozwala otrzymać pieniądze już w ciągu 2 dni roboczych od złożenia kompletu faktur. To ogromna zaleta w branży, w której płynność finansowa ma kluczowe znaczenie – zamiast czekać kilka miesięcy, środki można przeznaczyć od razu na bieżące wydatki.

Zwrot VAT przez partnera

Warto pamiętać, że w niektórych przypadkach zwrot VAT odbywa się poprzez partnerów, takich jak główni dostawcy paliwa czy kart flotowych. Wówczas obowiązują odrębne umowy i procedury, a pytania należy kierować bezpośrednio do dostawcy.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy specjalistów?

Choć teoretycznie każda firma może samodzielnie złożyć wniosek o zwrot VAT, w praktyce brak doświadczenia i znajomości lokalnych przepisów prowadzi do błędów, a w konsekwencji – odrzuconych wniosków lub opóźnień.

Korzystając z usług Edenred Finance, przedsiębiorcy zyskują:

• 100% zwrot zadeklarowanego podatku,
• oszczędność czasu i szybkie procedowanie dokumentów,
• wsparcie ekspertów, którzy udzielą odpowiedzi na wszelkie pytania,
• pewność, że wniosek został przygotowany poprawnie.

Podsumowanie

Zwrot podatku VAT z zagranicy to doskonała szansa na obniżenie kosztów działalności i poprawę płynności finansowej firmy. Aby jednak w pełni wykorzystać tę możliwość, trzeba zwrócić uwagę na kompletność dokumentacji, prawidłowe spełnienie kryteriów i terminy. Rozwiązania takie jak „Szybki VAT” Edenred Finance pozwalają dodatkowo zyskać przewagę – środki mogą trafić na konto już po 2 dniach roboczych.

Jeśli Twoja firma działa w branży transportowej i chcesz odzyskać VAT od paliw czy innych wydatków, warto powierzyć ten proces specjalistom. To gwarancja sprawności, oszczędności czasu i pewności, że każdy eurocent wróci do Twojej firmy.

Artykuł sponsorowany

Oliwia Fornalska

Jestem Oliwia Fornalska. Dziennikarstwo to dla mnie przede wszystkim możliwość odkrywania świata i dzielenia się tym z innymi. Każda historia, którą opowiadam, to szansa na coś wyjątkowego.